Un error protocolario puede arruinar tu acto empresarial

Un error protocolario puede arruinar tu acto empresarial

¿Sabes dónde sentar al presidente de tu Comunidad Autónoma en caso de que asista al evento que estás organizando? ¿Y si viene con un consejero? ¿Sabes cómo sentarlos y, peor aún, cómo recibirlos?

El protocolo es clave en los eventos empresariales. Tenemos que tener en cuenta que un fallo de protocolo es una falta muy grave para el equipo de la institución que se invita. De hecho, existe una legislación oficial al respecto que debemos cumplir.

Y cuando hablamos de autoridades o personalidades internacionales más aún. ¿Recordáis la cobra que le hizo la birmana Aung San Suu Kyi, Premio Nobel de la Paz e icono internacional de los Derechos Humanos, a Obama? Sorprende que el entonces presidente norteamericano no hubiera sido instruido previamente por sus asesores sobre las normas de decoro local. En Asia no son bien recibidas las muestras de afecto en público.

“El protocolo ayuda a cuidar todos los detalles en las relaciones humanas y corporativas”

En Weber Shandwick trabajamos con el Hong Kong Trade Development Council (HKTDC), lo que nos obliga a ser tremendamente estrictos en el cumplimiento del protocolo. Por ejemplo, el simple intercambio de tarjetas de visita. Debemos coger la tarjeta por las esquinas, nunca por el centro, y siempre ofrecerla con ambas manos junto a una ligera inclinación de cabeza. Esto indicará, de entrada, buena voluntad a la hora de entablar negociaciones o de lo contrario, que se sientan ofendidos por un detalle que a nosotros se nos puede escapar. Guardarse la tarjeta sin mirarla ni mostrar respeto o guardarla en cualquier bolsillo por debajo de la cintura pueden romper una relación comercial.

El protocolo tiene que tener en cuenta, principalmente, lo siguiente:

  • Modelo de invitación: según el destinatario, se enviará por correo electrónico o tarjetón por correo postal (autoridades como el Cónsul General Chino en Barcelona o el Embajador en Madrid).
  • Presidencia del acto: la empresa, por deferencia, puede ceder la presidencia del evento. Pero sienta precedente y los equipos de protocolo exigen que, si una vez se cedió la presidencia a una autoridad, se mantenga siempre así. Por ejemplo, el presidente del FC Barcelona sólo cede la presidencia cuando asiste al palco el Rey, el presidente del Gobierno o el presidente de la Generalitat de Catalunya.
  • Programa previsto: debe incluir las líneas de salutación, el nombre y cargo de las autoridades asistentes y el orden de parlamentos.
  • Escenificación: cómo actuará la presidencia y cómo será la ubicación de los invitados (por ejemplo, en una cena de gala).
  • Indicaciones para la prensa: si hay especificaciones para los cámaras, lo deberán saber antes de que empiece el evento.

 

Según el canal Protocolo y Etiqueta, se entiende por protocolo al “conjunto de técnicas necesarias para la correcta organización y desarrollo de actos, bien sean públicos o privados, y la buena consecución final de los mismos”. Por lo tanto, constituye una herramienta de relaciones públicas que nos aportará orden,  proporción, arte en la forma (creatividad), respeto y cortesía.

El protocolo es, en definitiva, necesario porque ayuda a cuidar todos los detalles en las relaciones humanas y corporativas, y es una poderosa herramienta de comunicación que debe saber aprovecharse en el mundo empresarial.