Protocolizando actos con prensa

En ocasiones, a los actos y eventos en los que se convoca a medios de comunicación acuden autoridades políticas como invitados de honor o para presidir el  propio acto. Su presencia es parte fundamental del acto, ya que será uno de los principales atractivos para que el periodista se decida a cubrir el evento. Aparte de la estrategia de comunicación y del diseño de los mensajes y contenidos, la gestión del protocolo debe ser uno de principales los aspectos a tener en cuenta para que el acto sea un éxito, tanto a nivel organizativo, como a nivel mediático.

Un fallo de protocolo en la organización puede terminar acaparando los titulares de los medios, relegando de este modo los mensajes corporativos a un segundo plano. De ahí la importancia de elaborar una meticulosa planificación protocolaria para asegurar que la estrategia mediática alcanza sus objetivos.

Por ello, detallamos algunos consejos que pueden ayudar en estas ruedas de prensa o presentaciones con autoridades políticas, tanto en la fase de preparación y como durante el desarrollo del acto:

Fase de preparación:

  • Elaboración de ficha de protocolo: en este documento deberán aparecer los siguientes datos: título del acto / fecha / lugar de celebración / autoridades y directivos que asisten / composición de presidencia / desarrollo del acto minutado. Este documento se compartirá y validará con los diferentes gabinetes de protocolo implicados en la organización.
  • Uso de tratamientos en documentación y materiales de prensa: es importante que en los materiales se especifiquen los tratamientos protocolarios de las autoridades (Excmo. Sr. D., Ilmo. Sr. D., etc…). Aportar este detalle ayudará a la elaboración de los saludos en los discursos. En los materiales destinados a prensa (convocatorias, notas de prensa, etc…) pueden obviarse los tratamientos, excepto cuando se trate de presencia de miembros de la Casa Real.
  • Coordinación con gabinetes de protocolo: la coordinación e interlocución con los responsables de protocolo es fundamental para el buen desarrollo del acto. En esta fase se acordarán presidencias y precedencias, detallando el lugar que cada autoridad o representante ocupará en el acto. En estas conversaciones deben contemplarse los siguientes aspectos: quién ejercerá de anfitrión, quién será el invitado de honor y quién presidirá el acto. En ocasiones es recomendable ser flexibles en la cesión de presidencias, con deferencia a las autoridades invitadas y en la línea del objetivo institucional por el cual se celebra el evento.
  • Coordinación con gabinetes de prensa: con dichos departamentos se compartirá la convocatoria y la nota de prensa a enviar a medios. Normalmente el resto de entidades implicadas elaborarán sus propias notas de prensa. Si queremos que nuestros mensajes vayan incluidos en el resto de comunicados debemos compartirlas con ellos con la suficiente antelación.
    Elaboración de discursos: los parlamentos deberán contar con una parte introductoria en la que el orador salude a las autoridades presentes. Es aconsejable mencionar el cargo de la persona y obviar el nombre completo. La duración de los discursos se ajustarán al tiempo acotado en la ficha de protocolo.
    Cartel de mesa: cada miembro de la mesa presidencial contará con un cartel identificativo en su lugar con su nombre completo y cargo, con tipografía visible e incluyendo su correspondiente tratamiento.
  • Escenografía: en el caso de presencia de autoridades políticas nacionales, regionales o locales se colocarán banderas oficiales. La Ley 39/1981 regula el uso de la bandera de España y el de otras banderas y enseñas. Las banderas se colocarán en el lado derecho del escenario. En ningún caso se mezclarán banderas corporativas con banderas oficiales. El logo de la compañía pueden ubicarse en la parte inferior del atril y en el frontal de la mesa presidencial.

Desarrollo del acto:

  • Recepción de autoridades: es importante que las autoridades sean recibidas por un representante de la empresa a pie del edificio, para ser acompañada al lugar donde se celebre el acto. Dependiendo del nivel de la autoridad deberá ser recibida por un directivo de similar rango. Seguidamente serán acompañadas a la mesa presidencial o su lugar correspondiente en el auditorio.
  • Espacios para prensa en llegada: en el caso de altas autoridades se dispondrá de un espacio para prensa gráfica a pie de edificio, para que puedan tomar imágenes de la llegada de las autoridades.
  • Mesa presidencial: las personas que se ubicarán a la presidencia se colocarán de forma alterna. Siguiendo el siguiente gráfico:


Mesa-presidencial 
 

  • Ubicación de autoridades en auditorio: en el caso de que estén invitadas al acto personalidades políticas, éstas se colocarán en el auditorio respetando el orden de precedencias especificado en el Real Decreto 2099/1983. Al tratarse de un acto privado esta legislación no es de obligado cumplimiento. Aun así, es recomendable respetar el orden que especifica este decreto. Por otro lado, los altos directivos que se ubiquen en el auditorio se entremezclarán con las autoridades políticas, siempre manteniendo el equilibrio jerárquico entre las instituciones
  • Reserva de espacio en auditorio: se reservarán asientos para los gabinetes de las diferentes autoridades.
  • Orden de intervenciones: en el caso de autoridades políticas de máximo nivel serán estas quienes cierren el acto. El máximo representante de la compañía intervendrá en penúltimo lugar.

Estos son solo unos consejos generales a tener en cuenta en actos con presencia de personalidades. Su planificación requiere de un trabajo exhaustivo y preciso para conseguir un acto exitoso en todos los sentidos.

Imagen: Håkan Dahlström