Las 10 claves para el éxito de una newsletter interna

Lunes, 09.10 horas, en cualquier oficina de España. Momento primer café del día con el ojo aún medio cerrado. Abrimos el correo y sorbo a la taza humeante… Tras un par de minutos la actualización ha finalizado y…voilá…68 correos nuevos. Entre los 68 nuevos correos encontramos uno con el asunto “Newsletter”. Nuestro departamento de comunicación interna nos deleita con un nuevo número de la revista electrónica de la compañía. La emoción nos invade. Nuevo sorbo a nuestro café.

En este momento nos enfrentamos a decidir entre borrar directamente este email y continuar con los demás, o bien conservarlo, con la esperanza de sacar un hueco para echarle un vistazo. Si hemos empezado el lunes con vitalidad, nos inunda el sentimiento de pertenencia a nuestra empresa y no es un día de esos que vamos a contrarreloj, quizás la newsletter corporativa resulte victoriosa y consiga su objetivo: interesar a su receptor y que este decida leer alguno de sus contenidos.

También es posible que con solo ver el asunto nos lancemos a devorar nuestra newsletter, porque llevábamos días esperándola y porque sus contenidos nos apasionan como si de nuestra revista favorita se tratase. Si este es el caso de tu empresa, no sigas leyendo este post: ¡tu newsletter es ya todo un éxito!

Si por el contrario la mayoría de nuestros empleados reaccionan eliminando nuestra elaborada newsletter, tenemos un problema. Ante esta situación, describimos a continuación algunos aspectos claves para mejorar los resultados de nuestra newsletter:

1. Interés: Si tu newsletter no atrae a tus empleados, como primer paso será recomendable realizar una encuesta interna para detectar el motivo por el cual nuestra audiencia no muestra interés por la newsletter. Para ello podemos utilizar herramientas online gratuitas para testar la opinión de los empleados. Así, contaremos un feedback directo que nos pueda orientar en la redefinición de nuestra newsletter.

2. Nombre: es nuestra carta de presentación. El asunto del mail debe ser reconocible (que el newsletter tenga marca propia). Es nuestra primera oportunidad para enganchar al destinatario y decida abrir el correo. Los nombres genéricos como “News” “Newsletter” o “Update” no funcionan. Debemos buscar un nombre que nos identifique. La extensión máxima no debería superar los 29 caracteres, con un máximo de 3-4 palabras.

3. Lenguaje: utilizar mensajes directos y concisos, evitando demasiados términos técnicos.

4. Contenido: debemos incluir principalmente nuestros logros como empresa, cambios que afecten a los empleados, resultados económicos o retos a los que se enfrente la compañía. Los empleados deben conocer cuál es la estrategia de la compañía, hacia dónde camina, para que el empleado tenga claros cuales son los objetivos hacia los que se trabaja. Además debe ofrecer información de todas las áreas de actividad, para tener de esta forma una idea global de la empresa.

5. Diseño: las newsletter muy extensos no funcionan. Una buena fórmula para captar la atención sería ubicar en la parte superior un sumario del contenido. Una fotografía y un titular pueden ser suficientes para que el receptor identifique los temas de cada número.

6. Hipervínculos: el correo que reciben los receptores debe ser un resumen de los contenidos, los cuales deben estar hipervinculados a los artículos completos.

7. Implicar al receptor: entrevistas a empleados, comunicación de campañas de éxito, próximos proyectos, etc…A todos nos gusta que nos reconozcan nuestro trabajo.

8. Contenido audiovisual: muy importante incluir infografías, videos interactivos e imágenes de calidad. Algún elemento visual potente nos llevará a leer el texto que le acompañe.

9. Cuándo enviar: sobre este dilema no existe una fórmula mágica, pero es cierto que algunos días y horas concretos ayudan al éxito de las newsletters. Así, un buen día de la semana sería el jueves. Y una hora aceptable sería a las 16.00 horas, momento en que, por lo general, la agenda se queda libre de reuniones y es más factible que el empleado se encuentre en su puesto de trabajo.

10. Frecuencia: debe mantener un equilibrio entre no bombardear a los empleados y que no exista mucho tiempo entre los diferentes envíos. Dependiendo de la magnitud y volumen de actividad de la empresa, la frecuencia puede variar entre semanal, quincenal o mensual. Periodos más largos no son recomendables.

Estos son solo algunos consejos prácticos. Una newsletter debe ser una herramienta más del plan integral de comunicación interna de la compañía. Este plan debe fomentar el espíritu de pertenencia y convertir a los propios empleados en embajadores de la compañía. ¡Pero de esto hablaremos en próximos posts dedicados a la comunicación interna!

Imagen: nyuhuhuu